Assemblées générales - Vote électronique distanciel et hybride

Assemblées générales : zoom sur le mode de fonctionnement du vote électronique distanciel et hybride

Entreprises, mutuelles, banques, unions, fédérations, associations, collectivités, copropriétés et autres, les assemblées générales sont des moments importants dans la vie des organisations aussi bien dans le domaine public que dans le secteur privé. C’est en effet lors de ces rassemblements obligatoires que les membres, représentants, associés, actionnaires ou autres décideurs exercent leur pouvoir de contrôle et de décision en s’exprimant et en votant des résolutions relatives au fonctionnement et aux activités des structures. Différents sujets, comme l’approbation des comptes ou encore la modification statutaire, peuvent être traités et discutés lors d’une AG.

Lorsqu’il est impossible d’organiser une assemblée générale en présentiel (comme durant la crise sanitaire par exemple) ou lorsque les décideurs le souhaitent, les sociétés et organisations peuvent recourir au vote électronique. Le vote en ligne, distanciel ou hybride, est une solution particulièrement sollicitée actuellement. En quoi consiste réellement ce système électif ? Comment le mettre en place ? Quels peuvent être ses avantages ?

Le scrutin en ligne distanciel ou hybride en assemblée générale : une solution innovante, simple et intuitive

De par son mode de fonctionnement, le vote électronique (par correspondance, totalement ou partiellement digitalisé) simplifie l’organisation des élections en AG en dématérialisant le processus de vote. Le scrutin s’effectue via un outil ou une plateforme dédiée accessible sur un terminal numérique (ordinateur, tablette ou mobile). Le traitement de toutes les opérations liées au suffrage se fait de manière automatique.

Le recours à cette méthode simple, intuitive et assurément innovante est particulièrement avantageux pour les entreprises et les structures. Il permet en effet une meilleure efficacité ainsi qu’un gain de temps considérable dans la gestion des activités (pas de séance de dépouillement ni de comptage à main levée).

Un logiciel de vote en ligne en assemblée générale peut intégrer plusieurs fonctionnalités et supports, notamment :

· Un boitier de vote

Chaque participant/votant se voit attribuer un boîtier. Il ou elle peut alors accéder de manière sécurisée à la plateforme de vote. L’utilisation du boîtier (attribution nominative) et l’émargement automatique prouveront qu’il/elle a bel et bien participé au scrutin.

· Un dispositif « vote secret »

Grâce à cette fonction, il est possible d’activer le vote en mode secret à tout moment pendant l’assemblée générale.

· Un système de calcul automatique du quorum et/ou des majorités

Cette fonctionnalité permet de réaliser automatiquement la pondération des droits et le calcul de la majorité/du quorum selon les conditions établies (majorité absolue, majorité relative, majorité 2/3 ou autres).

· Une fonction de dépouillement automatique

Ce module de base a été conçu pour simplifier le dépouillement en l’automatisant. Les résultats de l’élection sont générés et prêts en quelques secondes.

· Des outils de génération de documents juridiques et d'envoi de convocations en quelques clics

· Des fonctionnalités de création d'espaces dédiés aux actionnaires

· Un support de suivi des adhérents et des filiales

· Un module qui permet la création et la transmission automatiques des procès-verbaux en fin de séance : le procès-verbal qui reprend les échanges et les résolutions adoptées à l’issue du vote électronique sera généré et envoyé à la fin de l’AG.

Il convient de préciser que le vote en ligne à distance ou en mode hybride, que ce soit pour une assemblée générale ordinaire ou une AG extraordinaire, doit toujours se faire dans le respect de la réglementation et des critères établis. Il est donc important de fixer préalablement les conditions dans lesquelles les participants peuvent exercer leur droit de vote. Techniquement, celles-ci devraient être définies dans les statuts.

Les modalités concernant le mode électif choisi (hydride par visioconférence, par téléphone ou via une solution spécialisée) et l’anonymat du scrutin (signature électronique, validation horodatée ou gestion par urne électronique) doivent être clairement indiquées.

Vote électronique en AG : une organisation bien structurée

La gestion d’une assemblée générale, qu’il s’agisse d’une AGE/AGO/AG actionnaires, sociétaires, associations ou mutuelles, peut s’avérer particulièrement complexe. C’est souvent le cas lorsque le nombre des participants est assez élevé et que l’opération implique un long processus de préparation et de planification.

Le vote électronique simplifie largement le travail des organisateurs, car il leur permet, grâce à l’accompagnement du prestataire choisi, de mettre en place aisément une organisation bien structurée. Les services du professionnel spécialisé en vote en ligne à distance, présentiel ou hybride incluent des interventions avant, pendant et à l’issue de l’AG. Concrètement, les experts peuvent accompagner les organisateurs :

Avant et durant la période pré-AG

Le travail des spécialistes, à ce stade, consiste à :

· Informer du mode électronique électoral choisi toutes les personnes qui vont participer au scrutin. Toutes les informations concernant l’élection (les raisons qui ont conduit au choix de la méthode adoptée, les modalités de vote, la date de l’élection, le support à utiliser, les noms des organisateurs, etc.) seront communiquées.

· Présenter le système de vote et préparer le client.

· Mettre en place le dispositif de vote en tenant compte des besoins et des attentes spécifiques du client.

· Former la commission électorale aux fonctionnalités et aux outils disponibles.

· Envoyer les invitations/convocations.
· Recueillir les mandats ou les demandes de cartes d’admission à l’AG, mais également les votes sur les résolutions ou candidatures proposées.

Le jour de l’AG

Les experts peuvent intervenir le jour J pour :

· Gérer l’accueil des participants.

· Distribuer les supports (bulletins de vote, boîtiers ou appareils numériques) selon les conditions établies concernant le mode électif choisi.

· Procéder au suivi du vote.

· Consolider les résultats recueillis en tenant compte du suffrage pré-AG.
· Assister les organisateurs lors de l'annonce des résultats du vote.

À l’issue de L’AG

Lorsque l’assemblée générale est terminée, le prestataire peut aider les organisateurs dans l’évaluation de l’organisation de l’évènement :

· En dressant un bilan complet des activités

· En évaluant les opérations et en identifiant les aspects à améliorer

Il est important de rappeler que, depuis 2018, conformément aux règles de la CNIL et du RGPD, il n’est plus obligatoire de déclarer le système de vote en ligne. Cependant, les organisations sont tout de même tenues de se conformer aux réglementations en vigueur, notamment celles concernant la protection des données.