Assemblées générales : zoom sur le mode de fonctionnement du vote électronique distanciel et hybride
Le scrutin en ligne distanciel ou hybride en assemblée générale : une solution innovante, simple et intuitive
Un logiciel de vote en ligne en assemblée générale peut intégrer plusieurs fonctionnalités et supports, notamment :
· Un boitier de vote
Chaque participant/votant se voit attribuer un boîtier. Il ou elle peut alors accéder de manière sécurisée à la plateforme de vote. L’utilisation du boîtier (attribution nominative) et l’émargement automatique prouveront qu’il/elle a bel et bien participé au scrutin.
· Un dispositif « vote secret »
Grâce à cette fonction, il est possible d’activer le vote en mode secret à tout moment pendant l’assemblée générale.
· Un système de calcul automatique du quorum et/ou des majorités
Cette fonctionnalité permet de réaliser automatiquement la pondération des droits et le calcul de la majorité/du quorum selon les conditions établies (majorité absolue, majorité relative, majorité 2/3 ou autres).
· Une fonction de dépouillement automatique
Ce module de base a été conçu pour simplifier le dépouillement en l’automatisant. Les résultats de l’élection sont générés et prêts en quelques secondes.
· Des outils de génération de documents juridiques et d'envoi de convocations en quelques clics
· Des fonctionnalités de création d'espaces dédiés aux actionnaires
· Un support de suivi des adhérents et des filiales
· Un module qui permet la création et la transmission automatiques des procès-verbaux en fin de séance : le procès-verbal qui reprend les échanges et les résolutions adoptées à l’issue du vote électronique sera généré et envoyé à la fin de l’AG.
Vote électronique en AG : une organisation bien structurée
Avant et durant la période pré-AG
Le travail des spécialistes, à ce stade, consiste à :
· Informer du mode électronique électoral choisi toutes les personnes qui vont participer au scrutin. Toutes les informations concernant l’élection (les raisons qui ont conduit au choix de la méthode adoptée, les modalités de vote, la date de l’élection, le support à utiliser, les noms des organisateurs, etc.) seront communiquées.
· Présenter le système de vote et préparer le client.
· Mettre en place le dispositif de vote en tenant compte des besoins et des attentes spécifiques du client.
· Former la commission électorale aux fonctionnalités et aux outils disponibles.
· Envoyer les invitations/convocations.
· Recueillir les mandats ou les demandes de cartes d’admission à l’AG, mais également les votes sur les résolutions ou candidatures proposées.
Le jour de l’AG
Les experts peuvent intervenir le jour J pour :
· Gérer l’accueil des participants.
· Distribuer les supports (bulletins de vote, boîtiers ou appareils numériques) selon les conditions établies concernant le mode électif choisi.
· Procéder au suivi du vote.
· Consolider les résultats recueillis en tenant compte du suffrage pré-AG.
· Assister les organisateurs lors de l'annonce des résultats du vote.
À l’issue de L’AG
Lorsque l’assemblée générale est terminée, le prestataire peut aider les organisateurs dans l’évaluation de l’organisation de l’évènement :
· En dressant un bilan complet des activités
· En évaluant les opérations et en identifiant les aspects à améliorer
Il est important de rappeler que, depuis 2018, conformément aux règles de la CNIL et du RGPD, il n’est plus obligatoire de déclarer le système de vote en ligne. Cependant, les organisations sont tout de même tenues de se conformer aux réglementations en vigueur, notamment celles concernant la protection des données.