Comment animer un world café ?

Le World café, tout comme le forum ouvert, relève d’une méthodologie basée sur l’intelligence collective. Ces approches sont de plus en plus utilisées par les entreprises, les associations et les organisations de différentes natures afin de promouvoir les échanges au sein des groupes. Elles permettent en effet de créer un espace commun d’écoute, de partage et d’enrichissement mutuel. Dans le cas particulier du world café, la technique d’interaction est connue pour son efficacité.

Bien sûr, la réussite de l’atelier de conversation dépendra de différents paramètres. L’animation, le cadre, la décoration de la salle, la disposition des tables, le choix des sujets et des problématiques, le déroulement des interactions et autres, différents éléments sont absolument à prendre en considération.

Si vous projetez d’organiser un world café, mais que vous ne savez pas comment s’y prendre pour bien gérer et promouvoir les interactions, voici un guide complet sur l’art d’animer ce type de forum ouvert.
 

Le World café est une méthode qui consiste à mettre en place un dialogue entre divers membres. Cette interaction a pour but de partager les connaissances et de débattre sur une problématique bien définie qui relève des intérêts communs. L’objectif final est de trouver un consensus, de résoudre le problème et de dégager des plans d’action.

Tout comme avec le forum ouvert, la portée de ce type d’échange ne se limite pas à l’avancement des idées et à la résolution des défis. Le world café permet aussi d’instaurer une atmosphère conviviale qui contribue à renforcer et à créer des liens et des réseaux entre les participants.
 

Il n’est pas toujours facile d’organiser et de diriger un world café quand on découvre pour la première fois cette méthodologie. La meilleure approche, si on veut réussir à mettre en place un bon plan d’animation, serait de considérer l’échange comme un jeu de société (jeu de café). Si l’on se base sur cette idée, voici les étapes qui devraient faciliter l’organisation de l’activité :
 

Préparer les matériels

La réussite du forum dépendra avant tout du matériel utilisé. Concrètement, la préparation consistera à organiser la salle en imitant les styles d’un café (les tables et les chaises doivent être disposées d’une manière assez spécifique). L’objectif étant que les participants se sentent à l’aise et détendus. Vous pouvez éventuellement décorer les tables afin d’avoir un cadre encore plus convivial.
D’autres équipements et accessoires comme les stylos, les carnets ou les nappes de papier sont aussi à prévoir. Les participants en auront besoin pour prendre des notes.

Trouver un sujet pertinent

Toujours dans le cadre des préparations, il est important de bien délimiter le sujet. Ce dernier ne doit pas être très vague ni trop restreint. Les participants doivent en effet avoir une idée claire de la problématique autour de laquelle les discussions seront centrées. Le thème doit donc être pertinent. Par ailleurs, il doit être choisi de façon à ce que chacun se sente concerné par le problème à traiter. Ainsi, les idées vont foisonner puisque tout le monde aura son mot à dire.

Accueil des participants

Si le world café est officiellement ouvert, la première tâche consistera à accueillir tous les membres. L’animateur sera ensuite amené à présenter l’objectif principal. Il lui faudra expliquer le sujet de manière à susciter l’intérêt des participants.
En outre, le règlement qui régit les échanges doit aussi être précisé dès le départ. Il convient de noter que les règles ne doivent pas être perçues comme étant des contraintes, mais plutôt comme des balises.
 

Gérer les rondes de conversations

Le world café se subdivisera en 3 à 4 rondes de conversations selon l’effectif. Les participants voyageront d’une table à l’autre pour rencontrer de nouveaux membres et connaître de nouvelles idées. Chaque ronde durera environ 20 à 30 minutes.
Parmi les 4 ou 5 intervenants réunis autour d’une table, une personne doit rester pour être l’« hôte de table ». Cette dernière s’assurera de noter les idées-clés et de les rapporter lors de la phase plénière.

Encourager les hôtes de table à noter les idées

Pour ne pas perdre les bonnes idées, il est important d’inciter régulièrement les « hôtes de table » à noter ou à schématiser les idées sur les supports prévus à cet effet. Cette bonne pratique va aussi servir à assurer la cohérence des idées. En outre, elle vous aidera à avoir un aperçu synoptique et rapide de tous les échanges vers la fin du jeu.

Promouvoir le croisement et la pollinisation des idées

Les « hôtes de table » doivent effectuer un bref résumé des échanges précédents aux nouveaux arrivants. Ainsi, ces derniers pourront aisément faire le lien avec ce qu’ils ont déjà reçu.
Étant donné que les sujets relèvent d’une thématique commune, les diverses rondes de conversations devront amener à une masse d’informations par rapport à des aspects très variés du thème. Vous devez donc vous assurer de la continuité de toutes les idées.

Rappeler à chaque membre de sortir de ses logiques habituelles

Lors d’un world café, chaque participant doit savoir prendre du recul par rapport à ses raisonnements et ses points de vue habituels. En effet, la remise en question est très importante dans ce genre de forum. Cela permettra à chacun d’apprendre, mais également d’apporter un nouveau regard face à un problème pour parvenir à une co-construction des solutions.

Rassembler tous les participants en un grand groupe pour la synthèse

Cette étape appelée « phase plénière » consiste à synthétiser tous les apports issus de chaque table. Les « hôtes de table » devront faire un compte-rendu ou une synthèse des différentes contributions. Une dernière discussion permettra à l’ensemble du groupe de débattre sur les résultats obtenus.

Rédiger une synthèse écrite à remettre à tous les membres

La dernière étape est celle de la synthèse des synthèses. Il est recommandé d’en faire une version écrite. Vous pourrez ensuite distribuer cette synthèse à tous les participants. Cela encouragera ces derniers à participer aux futurs forums puisqu’ils auront réalisé que leurs idées ont été bien reçues et considérées.
 

Certaines situations ne sont pas toujours adaptées au principe du world café.

Dans ce cas, une autre méthodologie pourrait convenir si on veut obtenir de bons résultats. Si vous avez prévu d’organiser un world café, voici quelques aspects à prendre en considération pour savoir si ce type de forum peut répondre (ou non) à vos attentes :
 

Le world café est une approche intéressante si :

 

• Votre entreprise ou organisation regroupe plus de 12 personnes

L’objectif est, en effet, d’obtenir une large variété de points de vue et d’opinions de la part de divers participants. Plus l’effectif est grand, plus les idées seront variées et plus les échanges seront animés
 

• Vous souhaitez apporter une réflexion novatrice face à un sujet

Pour avoir une nouvelle perception d’un sujet, un nouveau regard face à une thématique spécifique, le World Café est bien adapté. En effet, grâce à la liberté accordée à chaque participant, les idées qui dégagent de ce type d’échanges sont souvent nourries de créativité et d’originalité.
De ce fait, si vous projetez d’effectuer un gros changement dans votre entreprise, ou si vous désirez rénover le fonctionnement de votre société, un world café peut être une approche très intéressante.
 

• Votre objectif est de rétablir des liens entre les collaborateurs ou les membres d’un groupe

Il est important d’instaurer un climat de confiance au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Si l’un de vos objectifs est de rétablir les liens entre les collaborateurs ou tout simplement d’augmenter la connivence et la complicité au sein de votre groupe, le world café est l’approche tout indiquée.
Elle vous aidera à approfondir les relations et l’appropriation mutuelle des résultats, et ainsi, à renforcer les liens entre les participants.
 

• Il s’agit d’une réflexion autour de défis ou de décisions majeures

Si l’avenir de votre entreprise dépend principalement d’une décision commune qui doit être prise par l’ensemble des personnes concernées, un world café peut être d’une grande utilité.
La méthodologie va vous servir à trouver un terrain d’entente avant de prendre des décisions qui vont avoir des impacts importants. Concrètement, la technique va permettre de mener une analyse approfondie des défis et des opportunités stratégiques majeures en se basant sur les points de vue de tous les intervenants.
 

Le world café est moins utile si :

 

• Vous avez déjà une solution, mais vous voulez juste que vos collègues en soient informés.

Dans ce cas, nul besoin d’un world café, d’un forum ouvert ou de toutes autres sortes d’échanges à base d’intelligence collective. En effet, lorsque vous décidez d’organiser ce genre d’atelier, il faut déjà prévoir que différentes sortes de raisonnements vont surgir. Si vous voulez faire connaître des idées ou des décisions préétablies, une simple réunion d’information peut suffire.
 

• Vous avez déjà un plan détaillé des démarches à suivre et qu’il vous suffit de faire cascader de l’information du haut vers le bas.

• Vous n’avez pas suffisamment de temps (au moins 90 minutes) pour un forum ouvert.

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