Comment mettre en place un management visuel ?

La gestion d’une entreprise implique généralement de nombreuses tâches et processus complexes. Le manager, à qui l’on a confié l’agencement des opérations, se doit d’être méthodique. Il doit faire preuve d’ingéniosité pour trouver constamment des solutions afin d’optimiser la productivité et la performance de son équipe.

Le management visuel fait partie de ces stratégies. Il correspond à une nouvelle approche, efficace et motivante, que les professionnels peuvent adopter afin d’atteindre leurs objectifs.

La technique présente de nombreux avantages. Cependant, pour que la mise en place d’un management visuel soit réussie, plusieurs aspects sont absolument à prendre en considération.

Le management visuel s’apparente de manière simple à une méthode de communication. Il consiste à rendre visuelles les informations relatives au travail, aux activités de l’entreprise, aux défis et aux différentes tâches à effectuer.

Les informations circulent ainsi plus facilement et plus rapidement. Les employés sont tenus régulièrement au courant de chaque projet et de chaque objectif de la structure. Les données sont présentées de manière claire, synthétique et concise.

Des supports pertinents tels que les tableaux, les schémas, les graphiques ou les pictogrammes peuvent être utilisés pour un maximum de visibilité.

Vous pouvez recourir à un management visuel pour diverses raisons. Vous pourrez, par exemple, appliquer cette technique pour :

• Présenter les indicateurs

Les professionnels optent généralement pour un management visuel en vue d’exposer, à partir de données chiffrées, les indicateurs de performance de l’entreprise. Dans ce cas, l’approche permet de rendre compte aux employés des résultats obtenus et ceux à atteindre. Les indicateurs doivent être authentiques, clairs et faciles à comprendre pour les lecteurs.

• Faire connaître les tâches

C’est la deuxième forme d’utilisation la plus courante du management visuel. Le manager et la direction établissent des tableaux visuels pour montrer aux employés les différentes tâches à réaliser et celles qui sont déjà achevées. Cette présentation permet de rendre compte régulièrement de l’évolution des opérations. Les employés ont ainsi une connaissance claire de ce qu’ils doivent encore effectuer.
 

La mise en place d’un management visuel se déroule en plusieurs étapes à respecter si l’on souhaite obtenir de bons résultats. Par ailleurs, elle implique également quelques conditions.

1. Trouver une problématique prioritaire

Pour réussir son management visuel, la première étape consiste avant tout à identifier la problématique à traiter. Il est important de savoir sélectionner celle qui est pertinente pour l’entreprise et qui nécessite un traitement particulier.
Toutefois, mieux vaut débuter un management visuel en s’attaquant à une problématique moins complexe. Il faut du temps pour que les employés puissent se familiariser avec la technique et maîtriser les outils. De ce fait, il serait plus judicieux de commencer par une problématique simple, mais assez intéressante.

1. Organiser les équipes

Vous devrez commencer par sélectionner les différents membres qui constitueront l’équipe. Cette dernière doit être composée d’employés issus de services variés. Cela permettra d’obtenir des points de vue à la fois riches et divergents. Et plus les opinions sont variées, plus le management visuel sera pertinent.

Il est important toutefois de s’assurer que l’effectif d’une équipe ne soit pas trop élevé. Sinon, cela risque de devenir un blocage dans la réalisation des tâches. D’une manière générale, une équipe devra être constituée de :

• Le responsable du projet
• Le représentant du métier concerné
• Le représentant de l’IT
• Une personne en charge de la communication interne de l’entreprise

 3. Définir les objectifs et les enjeux du management visuel

Après avoir constitué votre équipe, vous pouvez passer directement à l’étape suivante. À ce stade, il vous faudra déterminer les objectifs et analyser la pertinence du management visuel pour la réalisation de vos projets.

Avec votre équipe, vous pouvez vous focaliser sur tous les points importants afin d’affiner les objectifs. Ces derniers doivent ensuite être formulés de façon claire et précise.

Quels sont les résultats attendus ? Quels sont les défis ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Dans quel but utilisez-vous la technique du management visuel ?
 

Ces objectifs peuvent être divers. Concrètement, il se peut par exemple que vous ayez eu recours à la technique pour :

• Piloter un projet afin de parvenir à une excellence opérationnelle
• Favoriser la circulation rapide des informations et des idées
• Analyser ensemble les résultats obtenus dans un projet quelconque
• Résoudre des problèmes en vue de déclencher une alerte par rapport à une activité

La façon dont vous allez utiliser le management visuel (forme, outils, données nécessaires) dépendra essentiellement de vos objectifs.
 

4.Déterminer ses KPI

Pour déterminer les KPI, vous devez d’abord avoir en votre possession les données relatives aux résultats obtenus et aux performances de l’entreprise. Vous allez ensuite pouvoir étudier les indicateurs pertinents et importants à faire connaître aux employés. Vos données doivent être réalistes et mises à jour régulièrement. Il est crucial que les employés fassent confiance aux données chiffrées que vous leur exposez.

Il est donc impératif de procéder à un tri concernant les indicateurs que vous allez présenter sur les tableaux de bord muraux. Bien que vous ayez beaucoup de données à afficher sur vos écrans, n’oubliez pas d’en effectuer une sélection.

Tâchez de ne pas dépasser les 5 indicateurs par écran pour un contenu lisible et intéressant.
 

5. Soignez le design de l’écran

Bien sûr, vous devez également tenir compte de la forme. Choisissez un design attractif. Gardez toutefois en tête que le management visuel se doit d’être le plus simple possible pour être efficace et visible. Pour cela, évitez de vouloir en faire trop. Aérez l'écran et, encore une fois, triez ce que vous allez y faire figurer.

Par ailleurs, mettez en relief les informations importantes. Ajoutez un peu d’animation, utilisez des graphiques, des pictogrammes. Variez également les couleurs et la taille des polices. Il faudra aussi que vous prépariez ce design en tenant compte du support qui sera utilisé (tablette, tactile, écran,  tableau, Velléda, etc.).
 

6. Trouvez le bon emplacement pour l’écran ou les affichages

Outre le design de l’écran, vous devez également repérer les bons points d’affichage. En effet, même si votre écran dispose d’un design parfait, il ne servira pas à grand-chose s’il est placé dans un endroit qui ne le met pas en valeur. En fait, l’emplacement de l’écran est stratégique et varie selon le type d’audience visée et le nombre d’écrans nécessaires pour le management visuel.
Dans certains cas, vous n’aurez besoin que d’un seul écran. Toutefois, le recours à plusieurs écrans peut s’avérer plus efficace dans d’autres cas.
 

7. Effectuer un bilan par rapport au management visuel

La septième étape est cruciale et détermine la suite du travail. Elle consiste à effectuer une analyse évaluative par rapport à la pertinence de la mise en place de la technique. Pour cela, vous devrez explorer les questions suivantes :

• Qu’est-ce qui a fonctionné dans le management visuel ? Quels sont les points négatifs constatés ? Comment était la présentation des données ? Qu’est-ce qu’il y a à améliorer ?

 

• Quels sont les effets de l’utilisation du management visuel, et ce, par rapport aux performances et à l’atteinte des objectifs ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné durant le projet ? A-t-on gagné du temps ?

 

• Cet outil peut-il être réutilisé pour d’autres projets ? L’expérience était-elle enrichissante ? Que faut-il faire pour améliorer et optimiser les résultats ?

Bref, cette étape vous permet de prendre du recul et de constater l’ampleur des tâches accomplies.
 

• La méthode KANBAN

D’origine japonaise, cette méthode a été conçue en 1950 par une industrie automobile nippone. Elle avait pour objectif d’améliorer et d’augmenter la capacité de production de la marque par rapport aux industries américaines. L’approche a vu le jour dans un secteur assez spécifique. Cependant, elle peut parfaitement être exploitée dans d’autres domaines d’activité.

L’idée consiste à dresser un tableau à 3 colonnes : « à faire », « en cours » et « terminé ». Ensuite, on utilise des post-its et on y inscrit les différentes tâches. Ainsi, chaque participant choisit une tâche en prenant un post-it et le déplace de la colonne « à faire » à celle de la section « en cours ». La personne ayant choisi une tâche commencera donc à œuvrer à la réalisation de celle-ci.

Lorsque le travail est enfin terminé, elle déplace le post-it placé dans « en cours » dans la colonne « terminé ». Ce qui signifie que la tâche est accomplie. Il est important de limiter le nombre de post-its afin d’optimiser le résultat. Cela permettra de bien réguler l’ampleur du travail à effectuer.

Le KANBAN est une excellente approche. Elle vous épargnera une accumulation importante des tâches et vous aidera à mieux contrôler votre agenda. Il est toujours conseillé de faire un petit bilan après quelques semaines d’utilisation de la méthode.
 

• Le MIND MAPPING

C’est le deuxième outil de management visuel le plus répandu actuellement. Il consiste à structurer les idées à l’aide de schémas. Le mind map ou carte mentale implique donc de cartographier les réflexions et de représenter celles-ci sous une forme non linéaire.

Cette méthode requiert de la logique et de la créativité de la part de celui ou de ceux qui l’utilisent. Elle implique en effet que l’on parte d’un sujet central pour ensuite canaliser la réflexion sur les sujets principaux et secondaires.

Les idées seront reliées entre elles par des branches et elles seront mises en relief (à partir de couleurs, de pictogrammes, etc.) dans la carte selon leur degré d’importance.
 

Pour qu’un management visuel soit réussi, il faut qu’il soit mis en place dans le bon contexte. Ainsi, si vous constatez par exemple un taux d’absentéisme élevé, une baisse des productivités, des pertes considérables, une plainte régulière des clients, ou si vous projetez de relever un nouveau défi, de lancer un nouveau projet, la technique peut vous être d’une grande utilité.

Bien sûr, ce ne sera qu’après constat du problème ou du challenge que la direction pourra décider si l’entreprise doit recourir au management visuel pour résoudre les problèmes.

Il est toutefois important de souligner que cette technique de communication peut ne pas être réellement pertinente pour les petites structures au sein desquelles les salariés et la direction peuvent se côtoyer et communiquer aisément. Dans de tels cas, il sera plus judicieux d’opter pour une autre solution (world café, forum ouvert et autres).
 

Le management visuel aide à booster la motivation et contribue à l’atteinte d’une excellence opérationnelle. Concrètement, l’approche permet de :

• Partager rapidement les informations importantes

Tout est affiché sur le tableau de bord mural. Avec un design bien soigné et des données bien triées, les informations ne risquent pas de passer inaperçues. Mais surtout, le management visuel facilite la circulation des informations et favorise une meilleure communication interne entre les employés et la direction.

• Inciter l’engagement, la réactivité et la motivation

Grâce au management visuel, tous les employés se sentiront impliqués dans l’activité de l’entreprise. Ils sont susceptibles de devenir encore plus motivés et engagés dans leur travail.
Réaliser que les post-its semblent s’accumuler dans la zone « en cours » peut, par exemple, amener les professionnels à être plus réactifs et dynamiques.


Mais aussi, constater que plusieurs post-its sont placés dans la colonne « terminé » peut également être une source de motivation et de fierté pour les membres.

• Détecter les problèmes à temps et trouver les solutions adéquates

Le management visuel permet un suivi régulier des activités de l’entreprise. Ce qui aura pour effet d’aider les professionnels à détecter rapidement les anomalies et les problèmes.

Ainsi, dans le cas d’une baisse de productivité par exemple, ils pourront aisément constater l’incident grâce aux indicateurs de performance qui sont visualisés et mis à jour de façon régulière. Ils auront alors la possibilité de prendre les bonnes initiatives à temps afin de régler le problème.
 

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