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Forum ouvert - Animateur facilitateur Forums ouverts


Forum ouvert - Animateurs et facilitateurs de forums ouverts sur Lyon Rhône Alpes Auvergne Bourgogne Franche Comté
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Qu'est-ce qu’un forum ouvert ?

Imaginé aux États-Unis dans les années 80 par Harrison Owen, le forum ouvert (open space) est une méthodologie qui a déjà fait ses preuves, et ce, pendant des décennies. Actuellement, la technique revient en force sous une version modernisée.
Les professionnels l’ont en effet associée à certaines innovations technologiques si bien qu’elle est devenue l’une des grandes tendances du moment en matière d’organisation et d’animation de réunions créatives.

Bien sûr, les principes à la base du forum ouvert, qui sont l’auto-organisation et la liberté d’expression, n’ont pas vraiment changé. C’est surtout au niveau du fonctionnement et du déroulement que l’on constate d’importantes améliorations.

Organiser Forum Ouvert - Animation de forums ouverts - Lyon Villeurbanne St-Etienne Grenoble Annecy Bourg-en-Bresse Genève
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Pourquoi recourir à un forum ouvert ?

De manière simple, l’objectif du forum ouvert est de créer les conditions nécessaires à des échanges profonds et informels sur des sujets majeurs pour les membres d’une structure ou d’une organisation. La méthodologie va alors permettre d’organiser et de co-créer un ordre du jour de manière interactive.

Cela signifie qu’elle va servir à générer la formulation de problématiques et leur résolution en situation par les participants eux-mêmes. Ce résultat est dû au fait que l’assemblée en présence dispose d’une représentation précise des préoccupations et des thématiques en cours et que chaque participant a la possibilité d'être actif dans des rôles différents.

Animateurs forums ouverts - Facilitateurs certifiés - Départements 69 01 38 42 71 73 74 39 21 - Open space
Animateurs forums ouverts - Facilitateurs certifiés - Départements 69 01 38 42 71 73 74 39 21 - Open space
Ainsi, si on prend le cas d’une entreprise, l’open space va donner aux employés l’occasion de contribuer et d’être reconnus.

Ce qui aura pour effet l’émergence de solutions pertinentes qui vont se traduire par des actions rapides, concertées et inspirées.

C’est surtout au niveau du management en interne que l’on pourra réellement constater les impacts d’un forum ouvert
Appliquée correctement, la méthodologie devrait aider à renforcer l’esprit d’équipe et à stimuler le leadership de chaque collaborateur.
 

Organiser un forum ouvert de 20 à plus de 1000 participants - Animateurs expérimentés d'open space et de forums ouverts
Organiser un forum ouvert de 20 à plus de 1000 participants - Animateurs expérimentés d'open space et de forums ouverts
Par ailleurs, elle devrait aussi faciliter la croissance et les changements, mais surtout accroître la rentabilité.

Enfin, si cette approche est aussi plébiscitée actuellement, c’est également parce qu’elle rend la communication plus fluide entre les personnes et les services et départements d'une organisation.

Il convient de noter que l’open forum est adapté dès vingt participants et s'utilise jusqu'à plusieurs milliers d’intervenants. Ses impacts sont particulièrement importants avec une assemblée volontaire et pluridisciplinaire. L’objectif étant de développer les systèmes horizontaux et en réseau, mais aussi de donner la place à la créativité, à l’émergence d’idée et à des actions concrètes et portées par les participants.

Réussir son forum ouvert - Animateurs facilitateurs expérimentés - Auvergne Rhone Alpes Bourgogne Franche Comté Jura Ain Doubs Loire Isère
Réussir son forum ouvert - Animateurs facilitateurs expérimentés - Auvergne Rhone Alpes Bourgogne Franche Comté Jura Ain Doubs Loire Isère

L’organisation d’un forum ouvert

Le fonctionnement du forum ouvert est axé sur différents éléments dont l’auto-organisation, la prise d'initiative, la coresponsabilité, l'autoapprentissage, l'apprentissage collectif et l’action.

Ces préceptes servent de repère dans l’organisation de l’évènement.

En partant de ces principes, on peut aisément mettre en place une chronologie de démarches ou d’actions. En général, une session open space débute par une introduction effectuée par l’hôte de la rencontre. Ce dernier indiquera le thème, les enjeux, le cadre et les limites des échanges.

Le facilitateur de forum ouvert peut ensuite ouvrir officiellement la réunion en invitant les participants à créer l’ordre du jour. Si ce dernier est bien adopté, les intervenants peuvent alors circuler parmi les dizaines d’ateliers qu’ils ont initiés. Les sessions d’ateliers de partage et de discussion peuvent être lancées.

On procèdera par la suite à la synthèse des échanges et à la proposition d’actions concrètes faisant suite à ce qui a émergé des interactions.


Pour que la méthodologie forum ouvert puisse fonctionner, certains critères doivent être respectés, à savoir :
 
  • Les participants décident eux-mêmes de quoi ils veulent parler en partant du thème de départ.
  • Les intervenants ont la possibilité de choisir librement les discussions ou les ateliers auxquels ils souhaitent contribuer.
  • Aucun sujet n’est censuré ou négligé.
  • Les participants peuvent librement circuler tout au long de la réunion. L’idée étant qu’ils puissent participer ou intervenir dans les discussions ou les ateliers.
  • Tous les échanges doivent faire l’objet d’un rapport rapidement distribué à tous les intervenants.
 
Après la mise en place de l’équipe d’animation (composée généralement d’un animateur principal, d’un analyste, de facilitateurs, d'un comité sponsor et d'une présidence), il faudra établir le cadre logistique de l’évènement :

Grande salle de plénière, espaces de sous-commissions, tableau d’affichage de la production, zones réservées à l’équipe d’animation, outils de projection et autres, tout doit être bien préparé.

Il est important de rappeler que le déroulement du forum doit se faire dans le respect de la chronologie préalablement planifiée. L’agenda du séminaire (l’ordre du jour) devra donc être défini par tous les participants. Ce sera ensuite à l’animateur principal d’inviter l’assemblée à sélectionner les points prioritaires à traiter.

Si l’agenda est défini, les intervenants pourront tout de suite choisir les ateliers où ils souhaitent s’inscrire. Ils vont ainsi constituer plusieurs sous-groupes (workshops) qui pourront travailler en toute autonomie, et ce, en étant accompagnés ou non par un animateur dédié.

Les sous-groupes seront amenés à afficher les résultats de leur production sur le tableau d’affichage. La réalisation des comptes-rendus, elle, sera confiée à l’équipe d’animation.

 

Garantir la réussite d’un open forum : les points-clés à retenir


La réussite d’un forum ouvert repose avant tout sur l’organisation logistique de l’événement.

Un cadre inapproprié peut rapidement se solder par un flagrant désordre dans le déroulement du processus.
Ensuite, il faut aussi prendre le temps de bien choisir le thème de l’open space et les participants. Cette tâche relève de la responsabilité de la présidence.

C’est cette dernière qui définit le champ des échanges et qui leur donne un cadre. Elle est également tenue de préciser les éventuelles consignes à respecter. Le résultat variera fortement en fonction des directives adoptées par cette entité.

Pour ce qui est du choix des participants, tout dépendra de la thématique choisie et de l’angle privilégié afin de mieux l’aborder. Les intervenants peuvent être sélectionnés selon différents critères (fonctions, métiers, régions et autres).

Quoi qu’il en soit, il est important qu’ils soient des volontaires ou des pressentis volontaires qui ont été approchés par les organisateurs et qui ont accepté de participer. La présence de personnes insuffisamment motivées ou peu concernées peut devenir un frein à la réussite de l’opération.


 

Animateurs consultants et facilitation de Forums Ouverts - Pour entreprises et organisations de 15 à plus de 1000 participants
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