RSE et événementiel : zoom sur les caractéristiques d'un évènement d'entreprise responsable et éco-friendly

Teams building, salons, incentives, séminaires, animations sur mesure et autres, les événements d’entreprise sont des moments importants dans la vie des structures. Cependant, bien qu’ils soient très utiles, voire nécessaires dans certains cas, leur organisation implique souvent de grosses consommations et des moyens conséquents (pour le transport, la logistique, la restauration, le matériel, la décoration, la signalétique ou encore l’hébergement).

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Intégrer les principes et les valeurs de la RSE à un événement permet de concevoir et de gérer celui-ci de manière plus responsable et plus respectueuse de l’environnement. Dans le secteur de l'événementiel, c’est la norme ISO 20121 qui encadre les démarches et les activités sociales et environnementales inhérentes à la Responsabilité Sociétale des Entreprises. Les événements d’entreprise dits écologiques, « green » ou encore éco-responsables se caractérisent par certains aspects spécifiques liés à leur organisation.

Le choix de la destination et du lieu de l’évènement : un critère important

Lorsque l’on souhaite intégrer une dimension RSE à son séminaire, sa sortie team building ou encore son « business event », il est toujours important de bien choisir la destination et le lieu de l'événement. En principe, les événements d’entreprise eco-friendly sont organisés de manière à ce que les activités génèrent le moins d’empreinte carbone possible. Toutes les mesures et solutions permettant de limiter les émissions de gaz carbonique sont mises en œuvre afin d’atteindre cet objectif.

Les destinations facilement accessibles et les lieux spécialement conçus pour mettre en place les bonnes pratiques et sensibiliser les participants et les parties prenantes sont privilégiés lors de la conception et de la planification des activités. Et puisque l’objectif est de réduire les différents pôles d’émission de carbone, les sites présentant d’excellentes performances énergétiques ou qui ont connu des rénovations récentes en la matière (installation de système de chauffage et de climatisation écologique, utilisation d’énergies renouvelables, etc.) sont des lieux d’accueil de prédilection.
Actuellement, les prestataires et agences spécialisés dans l'événementiel sont nombreux à proposer aux structures des solutions dédiées telles que les salles et espaces éco-friendly ainsi que les sites d’hébergement et les hôtels écoresponsables.

Le transport étant un poste majeur, son impact environnemental est nécessairement pris en compte lors de la conception et de l’organisation de l’évènement. Afin de simplifier la gestion des déplacements le jour J, les questions en lien avec le transport des personnes (participants et/ou parties prenantes) et des matériaux ou équipements sont abordées lors du choix du lieu de l'événement.
Le choix des moyens de transport se fera alors en fonction des besoins et des problématiques constatés (émission de gaz à effet de serre, pollution, consommation énergétique et autres). Pour respecter les principes de la RSE, les entreprises peuvent choisir d’effectuer l’événement dans la ville d’implantation de la structure ou opter pour un événement hybride (présentiel et distanciel : une partie des participants peut assister à l’événement via des applications spécialisées).

Bien sûr, les déplacements peuvent être nécessaires dans le cadre d’un team building, d’un séminaire, d’un incentive ou d’un salon professionnel. Dans ce cas, la meilleure solution pour éviter de générer une empreinte carbone excessive due à l’usage des véhicules personnels, et ainsi préserver la dimension écoresponsable de l’évènement, sera de privilégier les moyens de transport qui produisent le moins de CO2, notamment :

· Les transports en commun

· Les systèmes de navette

· Le covoiturage
· Les VTC écologiques

Un prestataire qui valorise le développement durable et l’économie locale

La conception et la gestion d’un événement d’entreprise impliquent souvent de faire appel à un ou à plusieurs prestataires. Dans le cas d’un évènement intégrant une démarche orientée RSE, le choix de ces professionnels et partenaires doit se faire en tenant compte de certains critères fondés sur les principes et les valeurs à la base du développement durable. On peut citer entre autres :

· La communication écologique

Puisqu’elle consiste à réduire les impressions liées à l’évènement, la communication écologique s’inscrit totalement dans une démarche RSE. Pour adopter cette bonne pratique, l’idéal est de recourir aux services d’un prestataire qui privilégie les formats numériques et digitaux pour les échanges (mails, réseaux sociaux, projections, etc.) et/ou le papier recyclé pour les supports (affiches, cartons d’invitation, menu imprimés et autres).

· Le local et les circuits courts

Faire appel à des prestataires locaux (animateurs, producteurs, fournisseurs et autres) contribue à réduire l’empreinte carbone, mais surtout à valoriser l’économie locale. En matière d’alimentation et de restauration, les professionnels locaux qui utilisent des produits de saison, biologiques ou issus du commerce équitable sont les partenaires tout indiqués pour un événement assurément éco-friendly.

· Des équipements et des matériels éco-conçus, recyclables et/ou à basse consommation d’énergie

Le respect de l’environnement étant l’un des principaux piliers de la RSE, il est important que ce principe soit respecté, notamment dans le choix des équipements et des matériels à utiliser. Pour que l’évènement puisse réellement intégrer une dimension durable et écoresponsable, l’entreprise peut adopter un certain nombre de bonnes pratiques en partenariat avec les prestataires : louer des matériels (stands, décorations, signalétiques, etc.), éviter les accessoires et produits à usage unique (la vaisselle en plastique jetable et les emballages plastiques par exemple), utiliser des appareils et des équipements éco-conçus ou à basse consommation d’énergie.

· La gestion des surplus et le tri sélectif

La gestion des surplus et des déchets doit être une priorité à la fin d’un évènement « green ». Les restes de matières périssables peuvent être récupérés et redistribués tandis que les déchets pourront être triés et recyclés.

· Le social

Le social est l’une des thématiques phares de la RSE. Travailler avec des prestataires qui adoptent une démarche sociétale dans leurs activités est la meilleure façon de réaliser des actions concrètes dans ce domaine dans le cadre de l’évènement.

Des animations et des activités de sensibilisation orientées RSE

Différentes activités et animations peuvent être organisées pour mettre en avant les principes et les enjeux de la RSE lors d’un évènement d’entreprise. En voici quelques exemples :

· Un atelier de sensibilisation sur un thème responsable

· Des activités d’écoconception

· Un escape game orienté RSE

· La création collective d’une œuvre écoresponsable

· Des animations axées sur la sensibilisation écologique
· L’art de la végétalisation